Las sesiones de Brainstorming pueden resultar enormemente beneficiosas para las empresas, siempre que se programen y organicen meticulosamente.
Para obtener un resultado satisfactorio de una sesión de Brainstorming, debemos aplicar una serie de reglas, las cuales, deben ser pactadas y respetadas tanto por los que organizan las sesiones como por los que participan en ellas.
El libre flujo de ideas
Primeramente, debemos renunciar a las críticas durante la primera sesión de Brainstorming, de tal modo que los participantes se sientan libres de expresar sus ideas, sin miedo a que se juzgue lo que se vaya exponiendo.
Esto únicamente lograría limitar el flujo de ideas, por lo tanto, debemos asumir y celebrar que surjan ideas, aunque resulten absurdas, demasiado simples o irrealizables, ya que puede que de ellas surjan ideas realmente innovadoras.
La duración de las sesiones
Las sesiones no deben extenderse más allá de hora y media, ya que a partir de ese momento, se suele empezar a repetirse en las mismas ideas, llegando incluso a romperse la primera idea.
Hay que intentar no agotar mentalmente a los participantes, sino crear sesiones dinámicas y breves que permitan garantizar la “frescura” de las ideas.
Plantear un objetivo general
Es fundamental plantear un objetivo general que deba alcanzarse, pero sin detallar la profundidad de todo el asunto a tratar, ya que lo que se busca con esto es dejar rienda suelta a la creatividad. En este caso, podríamos plantear el siguiente objetivo: “¿Cómo podemos mejorar la atención al cliente?”
Todos deben participar
Los trabajadores que participen en las sesiones deberán aportar, al menos, una idea original, independientemente de cual sea.
En este caso, el moderador debe tratar de garantizar que todos hayan participado activamente, aunque lo ideal es informar previamente de la necesidad de que cada uno aporte, como mínimo, una propuesta.
Emplear feedback con los empleados
Una vez se obtengan los resultados, es recomendable proporcionar feedback al grupo para que éste sea consciente del impacto de sus propias ideas, que sepan si van a ser llevadas a cabo y de qué manera, o si van a ser guardadas para otro momento.
El feedback hará que los trabajadores sean conscientes del valor de las sesiones, mejorando su compromiso con las mismas.
Quién es apto para participar
Todos los miembros de una organización tienen la posibilidad de participar en una sesión de Brainstorming, independientemente de su puesto o experiencia. De hecho, puede ser muy positivo crear sesiones con grupos formados por miembros de distintos departamentos.
En temáticas muy concretas es aconsejable contar con la participación del personal más afectado o implicado en la decisión, sin embargo, no deberíamos renunciar al valor que puede aportar un trabajador que, al no estar relacionado con el departamento en cuestión, puede proporcionar una perspectiva distinta.
También es recomendable que los grupos de las sesiones estén compuestos por personas de diferentes perfiles y responsabilidades, ya que cuanta más heterogeneidad haya en éstas, la perspectiva de análisis será superior.
La responsabilidad del moderador
El papel del moderador es fundamental en realizar una óptima sesión de Brainstorming. Sólo debe llevar la responsabilidad una única persona, de este modo, evitaremos confusiones que diluyan la atención de los participantes.
El moderador deberá ser una persona que sepa escuchar y que no sienta la necesidad de frenar ideas alejadas de sus planteamientos. También tendrá que saber gestionar el tiempo que emplea cada participante.
En este caso, el moderador puede llegar a considerar que es importante iniciar una fase de debates o críticas a las ideas expuestas, sin embargo, esto deberá realizarse al final de la sesión o preferiblemente en una segunda reunión que tenga ese objetivo concreto, aunque siempre desde el punto de vista constructivo y positivo.
Por último, también tendrá que anotar todas las ideas que se expongan, sin omitir ninguna, ya que el filtrado se deberá realizar posteriormente, ordenándose previamente para facilitar su tratamiento y análisis, para que así puedan ser expuestas de forma sencilla ante el grupo a modo de conclusiones de la reunión.