Reunir a la familia puede llegar a ser un evento emotivo y divertido para todos sus miembros, sin embargo, para que ésta resulte todo un éxito, es necesario llevar a cabo una meticulosa planificación que garantice que nada se produzca al azar.
Veamos a continuación los secretos sobre cómo organizar una reunión familiar exitosa:
Razón de la reunión. Cualquier fecha importante como aniversarios, cumpleaños u otro evento similar es una buena excusa para intentar reunir a la familia.
Lista de invitados. Es fundamental elaborar la lista de invitados con tiempo, recolectando y organizando los contactos de los posibles invitados (teléfonos y correos electrónicos).
Los invitados deben involucrarse. El mejor modo de conseguir que la reunión familiar sea un éxito y que los asistentes la disfruten al máximo, consiste en que ellos también participen en la organización y desarrollo desde el principio.
Crear un comité. La organización de un evento siempre es complicado, por lo tanto, no es recomendable creer que uno mismo va a ser capaz de gestionarlo todo. En este caso, es recomendable crear un comité de organización, formado por aquellas personas que lo deseen y que se comprometan a garantizar el éxito de la reunión.
Fijar la fecha y el lugar. Aunque tal vez, todos los invitados deseen asistir al evento, es probable que muchos de ellos no puedan debido a la fecha o el lugar de reunión, por lo tanto, es recomendable contactar por email con todos los asistentes, proponiendo varias fechas, y posteriormente escoger aquella que haya sido más votada.
Definir presupuesto y actividades a realizar. Es importante saber de antemano, cuánto va a costar la organización del evento, en función de las actividades que se vayan a realizar.
Evitar desconocidos. Al organizar una reunión familiar, habrá personas que no se hayan visto desde hace mucho tiempo, o incluso, que nunca se hayan conocido, por lo tanto, para evitar momentos incómodos, es aconsejable repartir etiquetas con el nombre de cada uno, pidiéndoles que se presenten brevemente cuando comience la reunión.
Presentar un árbol genealógico. No hay nada más emocionante que mostrar visualmente cómo están relacionados todos los asistentes. En este caso, se puede proyectar el gráfico o la presentación en una pantalla gigante e ir comentando anécdotas sobre los emparejamientos.
Preparar un recuero de la reunión. Por último, es importante ofrecer un recuerdo de la reunión a cada uno de los asistentes, recalcando la importancia de mantener y continuar la celebración de este tipo de eventos en el futuro.
Siguiendo estos consejos, conseguiremos organizar una reunión familiar de forma exitosa.