Aunque en principio, un presupuesto se suele relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que efectuará una empresa, en realidad, un presupuesto es una herramienta de gestión que permite cuantificar pronósticos o previsiones de distintos elementos de un negocio, como por ejemplo, los cobros que se van a realizar, los pagos de las deudas, los productos que se fabricarán o los servicios que se ofrecerán, los materiales que se necesitarán para producir dichos productos u ofrecer los mencionados servicios, etc…
Objetivos del presupuesto
Así pues, veamos a continuación para qué nos puede servir un presupuesto:
– Planificación. Los presupuestos nos permiten planificar actividades, objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir, de tal modo que podamos anticiparnos a los hechos y, por tanto, nos ayuden a reducir la incertidumbre y los cambios inesperados.
– Coordinación. Los presupuestos sirven como guía para coordinar las actividades de una empresa, de tal modo que nos permiten armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos fundamentales de la empresa.
– Control. Los presupuestos pueden ser utilizados como instrumento de control y evaluación, permitiéndonos comparar los resultados obtenidos con los presupuestados, para que de este modo, por ejemplo, sepamos en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).
El sistema presupuestal
Para una mejor utilización de los presupuestos, éstos se suelen aplicar en conjunto, de tal modo que todos ellos estén relacionados, es lo que se conoce como sistema presupuestal o presupuesto maestro. Veamos a continuación cómo se estructura:
– Presupuesto base. Es el presupuesto, a partir del cual, derivarán el resto de ellos. En él pronosticaremos nuestras futuras ventas en términos monetarios.
– Presupuesto de ventas. Resulta similar al base, ya que consiste en una estimación programada de la ventas, pero en términos cuantitativos, es decir, en cantidad de productos o servicios.
– Presupuesto de cobros. Aquí señalaremos los importes a cobrar en las fechas que se hayan establecido o acordado.
– Presupuesto de producción. Éste sólo se realizará en el caso de que se trate de una empresa industrial o productora, donde se establecerán el número de productos o servicios que se van a producir.
– Presupuesto de compras. Se utiliza para determinar la cantidad de dinero y de bienes que son necesarios para alcanzar los objetivos marcados. Suele utilizarse en empresas que disponen de un gran stock o inventario.
– Presupuesto de materias primas. Sirva para establecer el volumen de materias primas necesario para la fabricación de los productos presupuestados.
– Presupuesto de pagos y cobros. Es necesario para establecer la cantidad de pagos y cobros que se realizarán para alcanzar los objetivos.
– Presupuesto de deuda. Se utilizará para calcular el volumen de deuda que se generará, así como su posterior amortización.
– Presupuesto de efectivo. Permite determinar el flujo de caja proyectado.
– Presupuesto operativo. Permite establecer el estado de ganancias y pérdidas proyectado para la empresa.
– Presupuesto de balance. Se empleará para determinar el balance final proyectado de la empresa.
Así pues, nosotros como dueños del negocio, utilizaremos este presupuesto maestro como guía para nuestra planificación y coordinación, y posteriormente, tener la capacidad de evaluar si los resultados obtenidos por la empresa corresponden a los presupuestados, para que en caso de que no suceda, adoptar las medidas correctivas que sean necesarias.